Datenschutzerklärung

gültig ab 19.01.2022

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen des Angebotes „SchoolUpdate OÖ“ und klärt darüber auf, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten sind Daten im Sinne von Art 4 Z 1 DSGVO, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare betroffene (natürliche) Person beziehen, z.B. Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse etc.

Anwendung „SchoolUpdate OÖ“

Verantwortlicher der Datenverarbeitung
Der Direktor Ihrer teilnehmenden Schule gilt gem. gesetzlicher Regelung (u.a. IKT-Schulverordnung) im Sinne von Art 4 Z 7 DSGVO als Verantwortlicher. Dies bedeutet, dass Ihre teilnehmende Schule die Daten in eigener Verantwortung verarbeitet sowie die Pflichten nach den gesetzlichen Bestimmungen wahrzunehmen hat, soweit diese nicht von Auftragsverarbeitern – aufgrund vertraglicher Vereinbarungen – übernommen werden.

Die hier enthaltenen Bestimmungen bieten ausschließlich eine zusätzliche Information zu den Informationspflichten, die der jeweilige Verantwortliche den Betroffenen mitteilen muss. Es wird daher nur beispielhaft auf Rechtsgrundlagen und Zwecke eingegangen.

Verarbeitete Daten inkl. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Anwendung dient der Unterstützung der Kommunikation zwischen Erziehungsberechtigten, Schülern und Lehrern. Der Zweck der Verarbeitung besteht sowohl darin, die Kommunikation zwischen Erziehungsberechtigten, Schülern und Lehrern zu vereinfachen (z.B. durch den Versand von Nachrichten), als auch eine Abwesenheitsmeldung eines Schülers auf digitalem Weg zu ermöglichen. Ein weiterer Zweck der Verarbeitung besteht darin, Lehrern in der Kommunikation eine multilinguale Übersetzungshilfe durch das Einbinden einer Übersetzungsschnittstelle anzubieten.

Zum Zweck der Verarbeitung gehören darüber hinaus die Untersuchung und Verhinderung möglicherweise verbotener oder illegaler Aktivitäten durch Nutzer der Anwendung sowie die Behebung von Fehlern und Problemen und die Bereitstellung eines dafür notwendigen Support-Managements inklusive verschiedener Kontaktmöglichkeiten.

Verarbeitete Datenkategorien Direktion und Lehrkraft

Stammdaten:
- Titel vorne
- Vorname*
- Zweiter Vorname
- Zuname*
- Titel hinten
- Adresse
- Geschlecht*
- Benutzername
Sprache*
Kontaktdaten:
- Telefon
- E-Mail*
Schulbezogene Daten:
- Schulzugehörigkeit
- Rolle an der Schule (Direktor, Klassenvorstand, Lehrer)*
- Lehrer ID – falls Funktionalität „e*SA Import“ genutzt wird
- Zeitslots – falls Funktionalität „Elternsprechtag“ genutzt wird
Kommunikationsdaten:
- Verschickte und empfangene Nachrichten
- Empfänger
Technische Protokolldaten (IP-Adresse, UserAgent, Datum)

Verarbeitete Datenkategorien Eltern

Stammdaten:
- Titel vorne
- Vorname*
- Zweiter Vorname
- Zuname*
- Titel hinten
- Adresse
- Geschlecht*
- Benutzername
- Zuordnung Kind (inkl. Beziehung zum Kind – Vater, Mutter, Tante, Onkel)
- Zuordnung weitere Kontaktperson
Sprache*
Kontaktdaten:
- Telefon
- E-Mail*
Schulbezogene Daten:
- Schulzugehörigkeit
- Zeitslots – falls Funktionalität „Elternsprechtag“ genutzt wird
Kommunikationsdaten:
- Verschickte und empfangene Nachrichten
- Empfänger
Technische Protokolldaten (IP-Adresse, UserAgent, Datum)

Verarbeitete Datenkategorien Schüler

Stammdaten:
- Vorname*
- Zuname*
- Geburtsdatum*
- Geschlecht*
- Benutzername – falls entsprechende Funktionalität genutzt wird
- Zuordnung Eltern
Kontaktdaten Schüler – falls diese Funktion genutzt wird:
- Telefon
- E-Mail
Kontaktdaten Eltern:
- Telefon
- E-Mail
Schulbezogene Daten:
- Schulzugehörigkeit
- Klasse
- Schüler ID – falls Funktionalität „e*SA Import“ genutzt wird
Abwesenheiten, falls diese Funktionalität genutzt wird.
Kommunikationsdaten:
- Verschickte und empfangene Nachrichten
- Empfänger
Technische Protokolldaten (IP-Adresse, UserAgent, Datum)

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grund Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO), soweit sie nicht auf einem berechtigten oder öffentlichen Interesse (Art 6 Abs 1 lit e,f DSGVO) oder auf gesetzlichen Bestimmungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) beruht.

Empfänger der Daten
Ihre Daten werden unter anderem von den Auftragsarbeitern, z.B. der Education Group GmbH, verarbeitet.

Der Verantwortliche arbeitet nur mit sorgfältig ausgewählten Auftragsverarbeitern zusammen, schließt entsprechende Auftragsverarbeitervereinbarungen ab, und verpflichtet diese zur strengsten Verschwiegenheit iSv § 6 DSG. Bei der Auswahl der Auftragsverarbeiter wird im Besonderen darauf geachtet, nur mit jenen Unternehmen zusammenzuarbeiten, die geeignete – dem Stand der Technik entsprechende – technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

Eine Offenlegung pb. Daten ggü. Schulbehörden, Dienstaufsicht, Rechtsvertretern, Banken, Gerichten, Wirtschaftstreuhändern, Strafverfolgungsbehörden udgl. erfolgt nur erforderlichenfalls und nur im (angefragten) Mindestumfang, unter strikter Einhaltung aller gesetzlicher Auflagen.

Liste der involvierten Auftragsverarbeiter:

Education Group GmbH
Anastasius-Grün-Straße 22-24
4020 Linz
Tel: 0732/78808080
datenschutz@edugroup.at

bit media education solutions GmbH
Kärntner Straße 337
8054 Graz
Tel: 0316/286660
dsb@bitmedia.at

Übersetzung
Als Erleichterung der Kommunikation zwischen Eltern und Lehrern besteht zudem die Möglichkeit, einzelne Nachrichten über eine Schnittstelle eines Auftragsverarbeiters automatisiert übersetzen zu lassen.

Derzeit wird hierfür der Dienst „Google Translate“ verwendet, für diesen gelten die folgenden Datenschutzbestimmungen: https://policies.google.com/privacy?hl=de

Um eine Übermittlung personenbezogener Daten via „Google Translate“ zu vermeiden, wird darauf hingewiesen, dass keine personenbezogenen Daten übersetzt werden sollen.

Übermittlung an ein Drittland inkl. gesetzlicher Grundlage
Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an ein EU-Drittland übermittelt.

Dauer der Speicherung bzw. Speicherfristen
Möchten Sie die Anwendung nicht mehr nutzen, schicken Sie bitte eine E-Mail von Ihrer offiziellen Schul-Emailadresse an support@schoolupdate-ooe.at. Ihre Daten werden umgehend nach Rücksprache mit dem Verantwortlichen gelöscht.

Daten zur Vertragserfüllung müssen aufgrund gesetzlicher Pflichten für 7 Jahre gem. BAO aufbewahrt werden.

Schutz Ihrer Daten
Zur Sicherheit und zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten werden entsprechende Sicherheitstechnologien nach dem Stand der Technik verwendet. Dies erfolgt zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Weitergabe oder unberechtigter Änderung, Missbrauch oder unzulässiger Offenlegung Ihrer Daten.

Dieses Online-Angebot wird in einem ISO 27.001 zertifizierten österreichischen Rechenzentrum betrieben. Überdies unterliegen Mitarbeiter der Auftragsverarbeiter dem Datengeheimnis nach § 6 DSG.

Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit. Ebenso haben Sie das Recht der Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (https://www.dsb.gv.at).

Bitte wenden Sie sich an den Verantwortlichen, um Ihre Rechte auszuüben.

Um Sie identifizieren zu können, werden im Zweifel zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität (zum Beispiel eine Ausweiskopie) angefordert. Dies dient dem Schutze Ihrer personenbezogenen Daten.

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen hat der Beauskunftende das Recht, bei offenkundig unbegründeten oder im Falle von exzessiven Anträgen (durch gehäufte, wiederholte Antragsstellungen) Ihre Anträge ggf. in Abstimmung mit dem Verantwortlichen abzuweisen oder ein angemessenes Entgelt zu verrechnen, um den hieraus entstandenen Verwaltungsaufwand abzudecken.

Sie werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ersucht, möglichst detailliert mitzuteilen, auf welche konkrete Anwendung sich Ihr Auskunftsbegehren bezieht und wie Sie darin identifiziert werden können.

Automatisierte Entscheidungsfindung
Dieses Angebot nutzt keine Methoden zur automatisierten Entscheidungsfindung.

Widerruf
Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung basiert, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein Widerruf hat zur Folge, dass Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu den oben genannten Zwecken nicht mehr verarbeitet werden.

Für einen Widerruf wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen.
Ein Widerruf der Einwilligung der Datenverarbeitung hat keine Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt der Ausübung Ihres Widerrufrechtes.

Statistische Auswertung
Für die statistische Auswertung der Nutzung unseres Angebotes gelten die folgenden Punkte:
Es wird nur ein Teil der IP-Adresse ausgewertet, eine Zusammenführung mit anderen Daten erfolgt nicht. Die Datenerfassung erfolgt daher ausschließlich ohne Personenbezug.

Die Auswertung erfolgt durch:
Education Group GmbH
Anastasius-Grün-Straße 22-24
4020 Linz

Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass er bei der Auswertung nicht gezählt wird. Verwenden Sie hierzu die „Do Not Track“ Option in Ihrem Browser.

Beschwerdemöglichkeit
Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist für Ihr Anliegen die Datenschutzbehörde (https://dsb.gv.at) zuständig.

Webseite www.schoolupdate-ooe.at

Integraler Bestandteil dieses Angebots ist die Webseite www.schoolupdate-ooe.at. Wir möchten Sie in diesem Abschnitt der Datenschutzerklärung über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen der genannten Webseite informieren und Sie darüber aufklären, wie Ihre personenbezogenen Daten auf dieser verarbeitet werden.

Verantwortlicher der Datenverarbeitung
Die Education Group GmbH, Anastasius-Grün-Straße 22-24, 4020 Linz gilt im Sinne von Art 4 Z 7 DSGVO als Verantwortlicher von www.schoolupdate-ooe.at. Dies bedeutet, dass wir die Daten in eigener Verantwortung verarbeiten und speichern sowie die Pflichten nach den gesetzlichen Bestimmungen wahrzunehmen haben.

Verarbeitete Daten inkl. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die genannte Webseite dient zur Information über das Angebot SchoolUpdate OÖ und fungiert zur Bestellung von SchoolUpdate OÖ durch die Schule. Darüber hinaus ist der Login zu SchoolUpdate OÖ mittels einer Schnittstelle auf www.schoolupdate-ooe.at eingebunden.

Zum Zweck der Verarbeitung gehören darüber hinaus die Anpassung, Messung und Verbesserung der Leistungen (Services) durch uns oder unsere Auftragsverarbeiter, die Untersuchung und Verhinderung möglicherweise verbotener oder illegaler Aktivitäten durch Nutzer der Anwendung sowie die Behebung von Fehlern und Problemen und die Bereitstellung eines dafür notwendigen Support-Managements inklusive verschiedener Kontaktmöglichkeiten.

Die Nutzung des Informationsangebots auf der genannten Webseite ist auch ohne Bekanntgabe personenbezogener Daten möglich. In diesem Falle werden lediglich technische Protokolldaten verarbeitet.

Sollten Sie über www.schoolupdate-ooe.at eine Bestellung für SchoolUpdate OÖ aufgeben, werden folgende Daten verarbeitet:

Name der Ansprechperson (Schulleitung bzw. Administration)*
Für die hier angegebene Person werden Admin-Rechte in der jeweiligen SchoolUpdate OÖ-Instanz der Schule eingerichtet. Es ist die Bekanntgabe einer Person erforderlich, die auch Zugriff auf die offizielle Mailadresse der Schule hat.
Schulzugehörigkeit (Schulname, SKZ)*
Diese Informationen werden verarbeitet, um überprüfen zu können, ob SchoolUpdate OÖ von der jeweiligen Schule genutzt werden darf – berechtigt zur Nutzung sind oö. NMS, PTS und ASO. Darüber hinaus wird ein automatisiertes E-Mail zur Bestätigung der Bestellung an die offizielle Mailadresse der Schule (s… @schule-ooe.at) versandt, die anhand der SKZ automatisch generiert wird.
Telefon*
Diese Informationen werden verarbeitet, damit die Mitarbeiter der Education Group GmbH neben der offiziellen Mailadresse noch eine weitere Möglichkeit haben, mit dem Administrator der jeweiligen Schule ggf. Kontakt aufzunehmen.

Wenn Sie sich über www.schoolupdate-ooe.at in Ihren SchoolUpdate OÖ- Account einloggen, werden Ihre Login-Daten verarbeitet, damit Sie mit Hilfe einer entsprechenden Schnittstelle Zugriff auf SchoolUpdate OÖ erlangen.

Um Ihnen notwendigen Support bieten zu können, verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen unserer Helpdesk-Systeme und Prozesse. Diese sind ein integraler Bestand sämtlicher hier aufgezählter Verarbeitungen.

Wir verarbeiten diese Daten aufgrund vertraglicher Pflichten (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Unsere vertragliche Pflicht besteht darin, Ihrer Bildungseinrichtung eine Instanz von „Schoolupdate OÖ“ nach Ihrer Bestellung zur Verfügung zu stellen und den Login in diese Instanz mittels Ihrer Logininformationen zu ermöglichen..

Empfänger der Daten
Ihre persönlichen Daten sind bei uns sicher. Wir verkaufen sie nicht, wir tauschen sie nicht und wir nutzen sie nur für die dafür vorgesehenen Zwecke.

Mitarbeiter der involvierten Auftragsverarbeiter können – in begründeten Supportfällen – Zugriff auf personenbezogene Daten erlangen, jedoch nur insofern, als dies für die Fehleranalyse und Fehlerbehebung oder die Erfüllung der Betroffenenrechte gem. DSGVO unbedingt erforderlich ist.

Wir arbeiten nur mit sorgfältig ausgewählten Auftragsverarbeitern zusammen und verpflichten diese zur strengsten Verschwiegenheit iSv § 6 DSG. Bei der Auswahl der Auftragsverarbeiter achten wir im Besonderen darauf, nur mit jenen Unternehmen zusammenzuarbeiten, die geeignete – dem Stand der Technik entsprechende – technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

Aufgrund vertraglicher Vereinbarung fungiert die bit media education solutions GmbH, Kärntner Straße 337, 8054 Graz als Auftragsverarbeiter von www.schoolupdate-ooe.at.

Übermittlung an ein Drittland inkl. gesetzlicher Grundlage
Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an ein EU-Drittland übermittelt.

Dauer der Speicherung bzw. Speicherfristen
Daten zur Vertragserfüllung müssen aufgrund gesetzlicher Pflichten für 7 Jahre gem. BAO aufbewahrt werden, alle anderen Daten werden regelmäßig automatisiert gelöscht.

Schutz Ihrer Daten
Zur Sicherheit und zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verwenden wir bzw. unsere Auftragsverarbeiter entsprechende Sicherheitstechnologien nach dem Stand der Technik. Dies erfolgt zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Weitergabe oder unberechtigter Änderung, Missbrauch oder unzulässiger Offenlegung Ihrer Daten.

Unser Angebot wird durch unseren Auftragsverarbeiter in einem ISO 27.001 zertifizierten österreichischen Rechenzentrum betrieben. Überdies unterliegen unsere Mitarbeiter dem Datengeheimnis nach § 6 DSG.

Bitte wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Education Group GmbH (datenschutz@edugroup.at), um Ihre Rechte auszuüben.

Automatisierte Entscheidungsfindung
Unser Angebot nutzt keine Methoden zur automatisierten Entscheidungsfindung.

Widerruf
Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung basiert, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu den oben genannten Zwecken nicht mehr verarbeiten.

Für einen Widerruf wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Education Group GmbH.

Ein Widerruf der Einwilligung der Datenverarbeitung hat keine Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt der Ausübung Ihres Widerrufrechtes.

Cookies
Dieses Angebot verwendet technisch notwendige Session-Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden, nach der Nutzung des Angebots jedoch wieder entfernt werden..

Ebenfalls verwendet werden – aufgrund technischer Notwendigkeit – Cookies im Zusammenhang mit dem Login (ggf. inkl. eines anwendungsübergreifenden Logins). Wenn Sie Ihren Browser so einrichten, dass er die zu setzenden Cookies ablehnt, können Sie sich nicht mehr einloggen.

Statistische Auswertung
Für die statistische Auswertung der Nutzung unseres Angebotes gelten die folgenden Punkte:

Es wird nur ein Teil der IP-Adresse ausgewertet, eine Zusammenführung mit anderen Daten erfolgt nicht. Die Datenerfassung erfolgt daher ausschließlich ohne Personenbezug.

Die Auswertung erfolgt durch:

Education Group GmbH
Anastasius-Grün-Straße 22-24
4020 Linz

Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass er bei der Auswertung nicht gezählt wird. Verwenden Sie hierzu die „Do Not Track“ Option in Ihrem Browser.